Accessible suivant les droits de chacun, elle permet la recherche plein texte ou par index du document, sa visualisation, ainsi que toutes les actions qu'il est possible d'y effectuer.
La GED sécurise le document et garantit un suivi et un tracé permanent des actions réalisées sur le document, depuis sa dématérialisation jusqu'à la fin de sa vie.
Le véritable défi d'une GED tient dans l'instantanéité des recherches, dans la simplicité des ses écrans de consultation, et dans l'éventail des actions qu'il est possible de réaliser sur chaque document.
La Recherche
Qu'elle soit effectuée en plein texte ou par index, la recherche aboutit à la visualisation du ou de l'ensemble des documents concernés.
Geideon offre un écran unique de recherche, ergonomique et simple, incluant une visionneuse universelle et les fonctions indispensables, de liste et sous-liste sur les index.
Chaque type de document est associé à une icône représentative.
Toute la flexibilité de Geideon est de pouvoir décliner autant de recherches que souhaité, depuis les bases d'archives. Chaque recherche pouvant être limitée dans ses droits d'accès, ou dans les index et leur pré-valorisation.
Une arborescence spécifique à chaque recherche peut être définie, recherches et arborescences n'étant visibles qu'aux seuls ayant droits.
La mutualisation automatique des documents réalisée par Geideon au moment de leur archivage, permet d'aboutir à l'ensemble des documents concernés par la recherche, sans nécessité de regroupement manuel à posteriori.
Sécurité et suivi
Geideon garantit et sécurise l'accès des documents suivant les droits de chaque utilisateur, et répond à la norme NF Z42-020 du coffre-fort numérique
- Visualisation des arborescences et documents pour les seuls ayant droits
- Limitations par les droits aux fonctions d'exports en masse des documents
- Tampon obligatoire suivant l'utilisateur
- Modification du document autorisée suivant les droits
- Inscription indélébile de toute action utilisateur effectuée sur un document
