La dématérialisation des factures fournisseurs est une des applications de la dématérialisation de documents, elle possède 3 aspects distincts
- L'aspect Saisie qui permet de simplifier et automatiser le processus de saisie des factures fournisseurs, qui lorsqu'il est manuel est chronophage, source d'erreurs et donc très coûteux.
- L'aspect Financier qui garantie la validation et le paiement d'une facture fournisseur sans dépassement des délais, acte aujourd'hui juridiquement répréhensible.
- L'aspect Fiscal qui permet de légaliser les factures fournisseurs, les rendant indiscutables quant à la récupération de leur montant TVA.
L'aspect Saisie
C'est l'essence même des outils de dématérialisation de factures fournisseurs.
Il consiste à centraliser le traitement des factures fournisseurs, et récupérer automatiquement toutes les informations contenues dans une facture, tant au niveau de l'entête, du pied ou du détail de celle-ci, dans le but de mettre à jour l'ERP, en minimisant les interventions humaines.
Toute la difficulté de cette partie tient dans l'auto-apprentissage de l'outil, chaque fournisseur ayant une, voire plusieurs structures différentes de factures. C'est indéniablement ce qui fait la qualité d'un outil de dématérialisation des factures fournisseurs.
En effet, aucune machine, aussi intelligente soit elle, ne sera capable de dématérialiser 100% des factures fournisseurs. Pour les meilleures d'entre elles, on estime à 80% les données dématérialisées sans faute de manière automatique.
L'aspect Financier
Il consiste à faire valider la facture par un panel variable de signataires, et d'enclencher les bons à payer ou les demandes d'avoirs si nécessaire. Pour être rapide et sans erreur, Geideon propose des parapheurs électroniques de validation avec un suivi permanent de l'avancement des signatures, tout en conservant un tracé indélébile des actes de chacun au cours de cette opération.
Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter notre page WorkFlow de validation.
L'aspect Fiscal
Les dernières modifications du BOI en date du 18/10/2013, définissent le cadre légal de la dématérialisation d'une facture fournisseur.
Il est admis aujourd'hui 3 formes différentes de dématérialisations des factures fournisseurs
- la dématérialisation par un échange normalisé de données au format EDI
- la dématérialisation par la transmission d'un format électronique (PDF) signé par le fournisseur via un certificat RGS* et qui engage la responsabilité de ce dernier
- la dématérialisation d'une facture fournisseur papier, ou tout autre format ne répondant pas au 2 premiers cas, à la condition de la relier de manière indiscutable et aisément consultable par un inspecteur des impôts, à une "piste d'audit" constituée de tous les documents : commandes, Bons de livraison ou bon de réceptions, associés à cette facture fournisseur, et ce, pour une durée minimale de 3 ans révolus.
Indépendamment de la dématérialisation des factures fournisseurs, Geideon est un outil complet de GED. Il permet d'archiver légalement tout type de document, dont les commandes, les bons de réception ou même les BL fournisseurs. Lors de la dématérialisation de la facture fournisseur, Geideon met automatiquement à jour, sans nécessité de regroupement manuel, toute la piste d'audit associée à cette facture
Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter le BOI en vigueur.
