Le workflow est la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus documentaire pré-défini.
Le workflow suppose un maître d'oeuvre pour le suivi en temps réel du processus, et des acteurs pour la validation ou la modification du document suivant les tâches qui leur sont attribuées dans le processus.
Le workflow est collaboratif, chaque commentaire ou pièce jointe, est instantanément diffusé entre tous les acteurs concernés par le processus.
Le journal de suivi
Spécifique par ses index à chaque processus, le journal de suivi est l'outil du maître-d'oeuvre, il permet le suivi en temps réel du processus documentaire, il concentre donc sur un seul et même écran :
- Un tableau de bord récapitulatif des documents en attente.
- La visualisation en temps réel de l'avancement du document dans le processus.
- Le travail collaboratif avec tous les acteurs
Le parapheur électronique
Le parapheur électronique est l'outil de validation de l'acteur, il permet :
- D'effectuer la tâche demandée.
- De visualiser l'avancement en cours du document.
- D'échanger collaborativement avec le maître d'oeuvre et les acteurs concernés.
