La gestion du document assure l'accès au document centralisé, sa circulation dans l’Entreprise suivant les droits et le rôle de chaque utilisateur et la gestion des actions à y apporter.
Cela va de la simple consultation du document, jusqu'à sa modification éventuelle, en passant par son intégration, sa validation, et d'une manière générale, la gestion de toute action à réaliser sur un document tout au long de la durée de sa vie.
Définir les actions de chacun en fonction du document, alerter l'utilisateur à chaque nouvelle action, permettre une consultation aisée du document, et un suivi en temps réel des actions et messages en attente, sont autant de fonctions indispensables à la gestion du document au quotidien.
Si la gestion des documents concerne de façon universelle tous les services et tous les documents sans exception possible, il n'en reste pas moins que chaque service de l'Entreprise, Qualité, RH, comptabilité, ventes, achats ... possède sa spécificité de traitement du document, ll est donc capital que la GED soit totalement ouverte dans les actions potentielles à appliquer au document.
L'iconographie
Une des particularités de Geideon, est d'attribuer à chaque type de document et à chaque action à réaliser, une icône paramétrable.
Cette représentation graphique qui accompagne documents et actions tout au long de la durée de leur vie, contribue amplement à la lisibilité et à la convivialité des écrans utilisateurs.
Une interface utilisateur conviviale
Toute l'activité documentaire de l'utilisateur se résume en 3 onglets distincts dans Geideon, présentés suivant les droits utilisateurs
- Un tableau de bord récapitulatif des tâches en attente.
- La liste des actions à réaliser suivant leur arborescence.
- La consultation des documents de la GED
- Un tableau de bord récapitulatif des tâches en attente
- Les actions à réalisées classées par arborescence
- La consultation de tous les documents de la GED
La délégation des actions à effectuer
A tout moment, l'utilisateur par un simple clic, peut déléguer tout ou partie des actions qu'il a à réaliser, sur un autre utilisateur de son choix.
Particulièrement aisée à positionner et retirer, cette fonction précieuse permet de ne jamais interrompre un process documentaire urgent en attente, même en cas d'indisponibilité temporaire de l'utilisateur.
