La dématérialisation consiste à convertir un document en support électronique, pour en extraire les éléments importants qu'il contient, le traiter et le légaliser, à des fins de gestion et d'archivage sécurisé et centralisé.
Plus la dématérialisation est automatisée, moins il y a d’intervention humaine, et plus le gain de la solution est élevé.
Le but de la dématérialisation du document est de tendre vers le 0 papier, elle doit donc s’appliquer à tous les documents de l'Entreprise sans exception.
Fonctions
Qu’elle soit effectuée automatiquement, ou manuellement à l’initiative de l’utilisateur, la dématérialisation implique la prise en charge totale du document depuis sa création jusqu’à son archivage.
Avec Geideon, la dématérialisation du document devient intelligente, elle inclut un auto-apprentissage, une indexation en liaison avec les base de données métier, et des traitements complets, tels que le tri, l'éclatement, le regroupement, la remise en forme, l'envoi par mail, la mise à jour des ERP.
La dématérialisation s'applique à tous les documents de l’Entreprise, entrants ou sortants, des plus simples aux plus complexes comme les factures fournisseurs ou les commandes clients, et ce, de la manière la plus automatisée possible.
Elle doit profiter de façon universelle à tous les services et tous les documents sans exception possible.
Légalité
La conversion électronique des documents permet, dans un contexte fiscal encadré strictement par le BOI et plus largement par les lois européennes, de substituer sous conditions, le support électronique à l’original et de remplacer définitivement le double papier par la version électronique du document.
Signature électronique du document suivant un certificat type RGS* et rattachement des factures à leur piste d'audit, sont les paramètres indispensables pour rendre originale la facture électronique.
