Réalisé de manière automatique lors de la dématérialisation, ou manuelle à l'initiative de l'utilisateur, le partage consiste à établir un travail collaboratif autour du document.

Il peut aller du simple échange de messages jusqu'au process documentaire le plus complexe.

Partager un document, c'est commenter, échanger, modifier, valider ou soumettre le document à un circuit de validation collaboratif, où chaque acteur a une action précise à effectuer.

La GED sécurise le document et garantit un suivi et un tracé permanent des actions réalisées sur le document, depuis sa dématérialisation jusqu'à la fin de sa vie.

Intégrer un document

Chaque utilisateur a la possibilité d'ajouter manuellement ses documents à la GED, quelles que soient leurs provenances, Office, réseau, messagerie ou autre, par enregistrement dans les favoris ou par simple Drag&Drop, et ce, sans aucune installation sur le poste client.

Travail collaboratif

Depuis la consultation du document, il est alors possible de réaliser un certain nombre d'actions,  dont l'accès et la portée dépendent des droits utilisateur

• Ajouter manuellement un nouveau document à la GED
• Tamponner le document 
• Imprimer, envoyer par mail, enregistrer sur le réseau
• Modifier suivant le format du document 
• Échanger collaborativement sur le document avec d'autres utilisateurs
• Appliquer un process documentaire ou un circuit de validation 
• Suivre l'avancement du document dans un process
• Positionner un document dans les favoris
• Vérifier le certificat et l'horodatage qui légalisent le document

Le Tableau de bord

Chaque utilisateur en possède un, il résume l'ensemble des tâches en attente ou déjà effectuées :

• Les actions en attente
• Les messages non lus
• Les dernières consultations
• Les dernières actions
• La liste des favoris