La dématérialisation des factures clients est une des applications de la dématérialisation de documents. Elle possède 3 aspects distincts.

• L'aspect Intégration qui permet d'automatiser la saisie, le traitement, la signature électronique et l'envoi par mail ou le dépôt sur extranet des originaux électroniques.
• L'aspect Légal qui rend caduque le double papier.
• L'aspect Fiscal qui permet de légaliser les factures clients comme entités électroniques

L'aspect Intégration

Geideon automatise l'intégration des fichiers de factures clients issus de l'ERP, y ajoute logos et entêtes éventuels, remet si nécessaire en forme la facture, éclate par n° de facture, ou regroupe avec des fichiers annexes comme les traites ou les conditions de ventes, puis réalise les traitements de sortie, consistant en l'impression, la signature électronique du pdf, l'envoi par mail ou le dépôt sur extranet.

L'aspect Légal

Geideon archive la facture client après signature électronique et horodatage. C'est à cette seule condition que le double papier peut être évité.

Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter notre page archivage légal.

L'aspect Fiscal

Geideon transforme le format électronique de la facture client comme format original. Cela impose l'acceptation préalable du client, et un fichier pdf signé via un certificat électronique type RGS* (dépôt des cartes d'identité du signataire et du représentant légal de la société), engageant la société émettrice, et à titre personnel, le signataire. Non obligatoire, cet aspect qui tend à se normaliser, permet de légaliser la factures client comme entité électronique. Il devient un plus pour le client qui ne sera plus obligé de démontrer la piste d'audit associée à la facture, devenue chez lui facture fournisseur.

Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter le BOI en vigueur.